اول معلوم کنید منظور از «بند داشتن» چیست
مدیر می‌گوید گزارش حسابرس بند دارد و باید رفع شود. پیش از هر اقدام، نسخه کامل گزارش و صورت‌های مالی مربوط را کنار هم بگذارید و موضوع را دقیق مشخص کنید. عنوان اظهارنظر، مبنای آن و سایر بخش‌های گزارش را یکسان تلقی نکنید.
برای شناخت تفاوت‌ها، مقاله انواع اظهارنظر حسابرس را بخوانید. این مقاله روی کار مدیریت پس از دریافت گزارش متمرکز است؛ از یک عبارت کوتاه یا تعداد بندها نمی‌توان برنامه اصلاح مناسب استخراج کرد.
- نسخه، تاریخ و دوره گزارش
- متن دقیق موضوع و محل آن در گزارش
- حساب، یادداشت یا فرایند مرتبط
- ابهام‌هایی که باید درباره آنها توضیح گرفته شود
برای هر مسئله، نوع کار لازم را تشخیص دهید
ممکن است موضوع به ثبت یا محاسبه نادرست مربوط باشد؛ در این حالت، بررسی مبنا و اصلاح مستند مطرح است. اگر مسئله نبود مدرک کافی باشد، صرف ثبت یک عدد جدید جای مدرک را نمیگیرد. اگر منشأ خطا در فرایند است، اصلاح همان دوره بدون رسیدگی به علت میتواند مسئله را باقی بگذارد.
این دسته‌بندی، پیشنهاد اجرایی برای شروع گفت‌وگوست. تشخیص دقیق به متن گزارش و اطلاعات پرونده بستگی دارد. از مسئول مالی بخواهید برای هر موضوع، وضعیت فعلی و کار موردنیاز را با پشتوانه توضیح دهد.
- بررسی محاسبه یا ثبت و مبنای آن
- تکمیل یا تطبیق مدارک و اطلاعات
- بررسی ارائه و توضیحات گزارش مالی
- اصلاح فرایند ایجاد و کنترل اطلاعات
جدول پیگیری مدیریت چه اطلاعاتی داشته باشد؟
برای هر موضوع یک شناسه تعیین کنید. متن خلاصه موضوع را همراه با مرجع گزارش نگه دارید تا برداشت آزاد افراد جای موضوع اصلی را نگیرد. اقدام را به فعل روشن تبدیل کنید؛ «پیگیری مطالبات» مبهم است، اما «تطبیق ریز سه حساب منتخب و تهیه فهرست موارد باز» خروجی مشخص‌تری دارد.
مسئول اجرا و مسئول بررسی نتیجه را تعیین کنید. موعد داخلی را با دسترسی به مدارک هماهنگ کنید و وابستگی به پاسخ دیگران را بنویسید. اگر اقدامی خارج از اختیار واحد مالی است، مرجع تصمیم‌گیر باید روشن باشد.
- شناسه و مرجع موضوع در گزارش
- وضعیت اولیه و اطلاعات نامشخص
- اقدام و خروجی مورد انتظار
- مسئول اجرا و بررسی نتیجه
- مدارک و وابستگی‌های لازم
- موعد، وضعیت و شاهد انجام
نمونه برنامه برای یک مانده توضیح‌داده‌نشده
فرض کنید در اطلاعات مرتبط با گزارش، مانده یک حساب دریافتنی نیازمند توضیح و مدارک بیشتر است. اقدام اولیه میتواند استخراج ریز حساب، اتصال آن به اسناد فروش و دریافت و مشخص کردن تفاوت‌ها باشد. سپس موارد دارای سند و موارد بی‌پاسخ جدا گزارش شوند.
اگر بخشی از اختلاف ناشی از تخصیص اشتباه دریافت باشد، اصلاح آن باید به تراکنش و حساب درست متصل شود. اگر برای بخشی هنوز مدرک کافی ندارید، آن بخش باز می‌ماند. برابر شدن مانده با عدد مورد انتظار، به‌تنهایی اثبات رفع مسئله نیست.
خروجی این مثال، پرونده مستند همان حساب است؛ نه تضمین تغییر نظر حسابرس درباره کل صورت‌های مالی. اینکه اطلاعات تکمیلی چه اثری بر نتیجه حرفه‌ای دارد، باید در چارچوب مأموریت مربوط بررسی شود.
اصلاحات را چگونه مستند کنیم؟
نسخه اولیه اطلاعات، محاسبه اصلاحی، مدارک پشتوانه و تأیید مجاز را نگه دارید. اگر ثبت یا توضیحی تغییر کرده، باید معلوم باشد چه چیزی، چرا و توسط چه کسی تغییر کرده است. مدارک تاریخی را برای هماهنگ شدن با نتیجه مطلوب بازنویسی نکنید.
اگر اصلاح به دوره‌های مختلف مربوط است، اثر هر دوره و اطلاعات لازم را برای بررسی جدا کنید. این مقاله دستور ثبت حسابداری یا تعیین آثار مالیاتی نمی‌دهد؛ انتخاب روش اصلاح باید متناسب با پرونده بررسی شود.
در پایان هر اقدام، محدودیت‌های باقی‌مانده را بنویسید. وضعیت «تکمیل مدارک توسط شرکت» با «بررسی نتیجه توسط حسابرس» یکی نیست و بهتر است در پیگیری مدیریت دو وضعیت جدا داشته باشند.
چرا بعضی موضوع‌ها سال بعد تکرار می‌شوند؟
اگر فقط مانده پایان دوره اصلاح شود اما مسیر ثبت، نگهداری مدارک یا بازبینی تغییر نکند، احتمال تکرار مسئله باقی می‌ماند. برای هر موضوع تکرارشونده، بپرسید اطلاعات در کدام مرحله ناقص یا ناسازگار می‌شود و چه کنترلی برای کشف به‌موقع آن لازم است.
مثلاً برای حسابهای دارای مغایرت، می‌توان روال تطبیق دوره‌ای با مسئول و خروجی مشخص را برای ارزیابی مطرح کرد. مناسب بودن کنترل به اندازه شرکت و سامانه‌ها بستگی دارد. داشتن دستورالعمل جدید کافی نیست؛ اجرای آن نیز باید قابل بررسی باشد.
اگر نیاز اصلی به فرایند مربوط است، امکان ارزیابی کنترل‌های داخلی قواعد را جدا از اصلاح حسابهای گذشته مطرح کنید.
از ارائه‌دهنده خدمات چه پیشنهادی بخواهیم؟
فهرست موضوع‌ها، دوره، حسابهای درگیر و وضعیت مدارک را ارائه کنید. مشخص کنید تطبیق، اصلاح ثبت‌های منتخب، تکمیل گزارش یا ارزیابی فرایند می‌خواهید. ارائه همه این کارها را از عنوان کلی خدمات حسابداری نتیجه نگیرید.
خروجی پیشنهادی میتواند کاربرگ تطبیق، فهرست اصلاحات مستند، پرونده مدارک و جدول موضوعات باز باشد. زمان و هزینه به حجم اطلاعات و کار لازم وابسته است. اگر دامنه تغییر کند، درباره اثر آن بر پیشنهاد توافق کنید.
اگر مؤسسه موردنظر حسابرس همان شرکت هم هست، امکان پذیرش خدمت اضافی، حدود مسئولیت و ملاحظات استقلال باید جدا بررسی شود. تغییر اظهارنظر یا حذف موضوع گزارش را نتیجه تضمین‌شده قرارداد قرار ندهید.
برای بررسی حساب‌ها و برنامه اصلاح از قواعد شروع کنید
صفحه خدمات حسابداری و گزارشگری مالی قواعد، رفع مغایرت و اصلاح اطلاعات منتخب را معرفی می‌کند. برای شروع، شرح موضوع‌های نیازمند اقدام و وضعیت داده‌ها را مطرح کنید تا امکان پذیرش و دامنه مناسب بررسی شود.
در فرم درخواست بررسی اولیه بنویسید: «پس از دریافت گزارش حسابرس دوره …، برای موضوع … به بررسی حساب‌ها و مدارک نیاز داریم. وضعیت فعلی اطلاعات … و خروجی موردنظر … است. درخواست تعیین دامنه اصلاح، مدارک لازم و برآورد هزینه داریم.»
اگر موعدی برای ارائه توضیح به مدیریت یا مرجع دیگری دارید، آن را اضافه کنید. اسناد تفصیلی را پس از تعیین مسیر دریافت ارائه دهید. هدف درخواست را رفع مستند مسئله قرار دهید؛ اثر آن بر گزارش حسابرس موضوع ارزیابی حرفه‌ای جداگانه است.