تأییدیه مشتریان چیست و چه چیزی را نشان می‌دهد؟
تأییدیه بیرونی پاسخی است که حسابرس مستقیماً از طرفی خارج از شرکت می‌گیرد تا بخشی از اطلاعات یا مانده ثبت‌شده را بررسی کند. پاسخ مشتری یک شاهد برای ارزیابی است؛ به‌تنهایی وجودپذیری همه فروش‌ها، وصول‌پذیری مطالبات یا صحت کل مانده را ثابت نمی‌کند.
حسابرس باید هدف آزمون، اطلاعات مورد تأیید، تاریخ مبنا و طرف مناسب را پیش از ارسال روشن کند. این روش با مغایرتگیری عملیاتی شرکت و مشتری متفاوت است.
پیش از ارسال، چه تصمیم‌هایی باید گرفته شود؟
مانده دریافتنی‌ها را به دفتر کل و ریز حساب مشتریان وصل کنید و نام قانونی، شناسه، مسیر تماس معتبر، مانده، تاریخ مبنا، گردش و اسناد تسویه بعد از پایان دوره را بررسی کنید.
طرف تأیید و نوع درخواست را با هدف آزمون هماهنگ کنید. در درخواست مثبت، مخاطب موافقت یا اختلاف را اعلام می‌کند یا اطلاعات خواسته‌شده را ارائه می‌دهد. در درخواست مانده باز، مبلغ ثبت‌شده اعلام نمی‌شود و از مخاطب خواسته میشود مبلغ مورد قبول خود را بنویسد.
نمونه را فقط از مانده‌های بزرگ انتخاب نکنید. مانده‌های قدیمی، گردش غیرعادی، مشتریان مرتبط، مانده‌های بستانکار، معاملات نزدیک پایان دوره و ریسک‌های مشخص نیز می‌توانند نیازمند توجه باشند.
- هدف تأیید و اطلاعات مورد سؤال را مشخص کنید.
- مخاطب باید اختیار یا اطلاعات کافی برای پاسخ داشته باشد.
- تاریخ مبنا، متن درخواست، نشانی و راه پاسخ را کنترل کنید.
- پاسخ را مستقیم به حسابرس برگردانید و سوابق ارسال و پیگیری را نگه دارید.
کنترل ارسال و ارزیابی پاسخ چگونه انجام میشود؟
در چارچوب ISA 505، حسابرس کنترل فرآیند تأیید بیرونی را حفظ می‌کند: اطلاعات مورد تأیید را تعیین می‌کند، طرف مناسب را انتخاب می‌کند، درخواست را طراحی می‌کند و برای مخاطب می‌فرستد و در صورت لزوم پیگیری می‌کند. مسیر پاسخ باید از ابتدا روشن باشد.
پس از دریافت، هویت پاسخ‌دهنده، اختیار او، تاریخ و حساب مورد اشاره و مسیر مستقیم دریافت پاسخ را بررسی کنید. در پاسخ الکترونیکی، منبع و صحت مسیر را هم بسنجید. سربرگ یا امضا به‌تنهایی جای ارزیابی منبع و محتوا را نمی‌گیرد.
نتایج را به پاسخ موافق و قابل اتکا، پاسخ مورد تردید، عدم پاسخ و پاسخ دارای مغایرت تفکیک کنید. اختلاف را با دفتر مشتری، صورتحساب‌ها، رسیدها، اسناد تحویل و مکاتبات بررسی کنید.
اگر مشتری پاسخ ندهد یا مانده متفاوت باشد چه کنیم؟
عدم پاسخ با پاسخ منفی یکی نیست. نشانی و تحویل درخواست را بازبینی و پیگیری کنید. اگر پاسخی نرسید، روشهای جایگزین باید شواهد مرتبط و قابل اتکا فراهم کنند؛ برای مثال وصول وجه بعد از تاریخ گزارشگری را به صورتحساب، قرارداد و مانده مشخص مشتری وصل کنید.
مغایرت را به اجزای قابل آزمون بشکنید: پرداخت نزدیک پایان دوره که دیر ثبت شده؛ کالای ارسال‌شده و دیرثبت‌شده؛ برگشت از فروش یا تخفیف ثبت‌نشده؛ تخصیص وجه به حساب دیگر؛ یا اختلاف شناسه، ارز و تاریخ. هر علت را با سند مستقل بررسی کنید.
توضیح مدیریت یا مشتری سرنخ پیگیری است، نه مدرک نهایی. اگر مدیریت اجازه ارسال درخواست را ندهد، دلیل را جویا شوید و اعتبار آن را با شواهد بررسی کنید؛ محدودیت می‌تواند برنامه و ارزیابی ریسک را تغییر دهد.
- پیگیری ارسال‌نشده یا برگشتی را ثبت کنید.
- رسید بانکی را به فاکتور و مانده مشخص وصل کنید.
- علت اختلاف را مستند و اثر موارد حل‌نشده را ارزیابی کنید.
چک‌لیست مستندسازی پرونده
برای بازبینی نتیجه، پرونده هر درخواست را با شناسه یکتا نگه دارید. موارد زیر کمک می‌کنند مسیر آزمون و نتیجه قابل ردیابی بماند.
برای شروع یا برنامه‌ریزی رسیدگی جامع‌تر، صفحه حسابرسی صورت‌های مالی را ببینید.
- دلیل انتخاب حساب و ارتباط آن با هدف آزمون.
- نام مخاطب، اطلاعات تماس و مبنای انتخاب او.
- نسخه درخواست، تاریخ و مسیر ارسال و بازگشت پاسخ.
- پاسخ دریافتی و نحوه ارزیابی منبع و قابلیت اتکا.
- پیگیری‌های انجام‌شده برای عدم پاسخ یا پاسخ ناقص.
- اجزای مغایرت، مدارک پشتیبان و نتیجه روش جایگزین.
- نحوه جمع‌بندی نتایج و اثر آن بر رسیدگی به مانده دریافتنی‌ها.