پاسخ کوتاه: آیا هزینه بدون صورتحساب الکترونیکی در ۱۴۰۵ رد میشود؟
خیر؛ دستکم نه بهصورت خودکار و در همه موارد.
در سال ۱۴۰۵ سه مفهوم باید از یکدیگر جدا شوند: پذیرش هزینه در مالیات عملکرد، اعتبار مالیات بر ارزش افزوده و تکلیف صدور صورتحساب الکترونیکی فروشنده.
از ابتدای دی ۱۴۰۴، اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید به صورتحساب الکترونیکی ثبتشده در سامانه مؤدیان وابسته شده است. بنابراین ممکن است یک خرید از نظر مالیات عملکرد هنوز قابلیت بررسی بهعنوان هزینه را داشته باشد، اما مالیات و عوارض همان خرید بهعنوان اعتبار VAT پذیرفته نشود.
برای هزینههای عملکرد نیز بر اساس بخشنامه سازمان امور مالیاتی و زمان اجرای اصلاحات جدید، صورتحسابهای غیرالکترونیکی تا پیش از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ هنوز در دوره گذار قرار دارند.
- مالیات عملکرد و VAT را جداگانه بررسی کنید.
- نبود صورتحساب الکترونیکی از ۱ دی ۱۴۰۴ ریسک مستقیم برای اعتبار VAT دارد.
- برای هزینه عملکرد، تاریخ مهم بعدی ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ است.
- وجود فاکتور کاغذی بهتنهایی نیز تضمین پذیرش هزینه نیست؛ شرایط ماده ۱۴۷ باید رعایت شود.
سه سؤال متفاوت که معمولاً با هم اشتباه گرفته میشوند
وقتی حسابدار میپرسد «این فاکتور قابل قبول است؟» ابتدا باید مشخص کند درباره کدام اثر مالیاتی سؤال دارد.
سؤال اول این است که آیا مبلغ خرید یا هزینه میتواند از درآمد مشمول مالیات شرکت کسر شود. این موضوع به فصل هزینههای قابل قبول مالیاتهای مستقیم و شرایط مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ مربوط است.
سؤال دوم این است که آیا مالیات و عوارض پرداختی روی خرید میتواند بهعنوان اعتبار مالیات بر ارزش افزوده از مالیات فروش کسر شود. از ۱ دی ۱۴۰۴ این بخش به صورتحساب الکترونیکی وابستگی بسیار جدیتری دارد.
سؤال سوم این است که آیا فروشنده بابت عدم صدور صورتحساب الکترونیکی مشمول جریمه میشود. این سؤال به قانون پایانههای فروشگاهی و جرایم ماده ۲۲ مربوط است.
ممکن است پاسخ این سه سؤال برای یک معامله واحد متفاوت باشد.
- هزینه قابل قبول عملکرد = مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ و مقررات جدید صورتحساب
- اعتبار VAT = قانون مالیات بر ارزش افزوده و صورتحساب الکترونیکی
- جریمه فروشنده = تکالیف و جرایم سامانه مؤدیان
از ۱ دی ۱۴۰۴ چه اتفاقی برای اعتبار مالیات بر ارزش افزوده افتاد؟
بر اساس بخشنامه سازمان امور مالیاتی درباره اجرای مرحله جدید قانون پایانههای فروشگاهی، از ۱ دی ۱۴۰۴ صرفاً اعتبار مالیاتی مستند به صورتحسابهای الکترونیکی ثبتشده در سامانه مؤدیان قابل قبول است.
بنابراین اگر فروشنده برای خرید مشمول ارزش افزوده صرفاً فاکتور کاغذی صادر کرده و صورتحساب متناظر در سامانه مؤدیان وجود ندارد، مالیات و عوارض درجشده روی آن فاکتور در معرض عدم پذیرش بهعنوان اعتبار VAT قرار میگیرد.
این حکم را نباید با رد اصل هزینه خرید یکی دانست. مبلغ خالص خرید و مالیات و عوارض خرید دو اثر مالیاتی متفاوت دارند.
برای واحد مالی، کنترل صورتحساب الکترونیکی خرید باید قبل از بستن اظهارنامه ارزش افزوده هر دوره انجام شود، نه در زمان رسیدگی سالانه.
- تاریخ شروع محدودیت اعتبار VAT: ۱۴۰۴/۱۰/۰۱
- ملاک اصلی: صورتحساب الکترونیکی ثبتشده در سامانه مؤدیان
- فاکتور کاغذی بهتنهایی برای اعتبار VAT کافی نیست
- پذیرش هزینه عملکرد نیازمند تحلیل جداگانه است
تا چه زمانی فاکتور غیرالکترونیکی میتواند برای مالیات عملکرد قابل پذیرش باشد؟
طبق بخشنامه منتشرشده سازمان امور مالیاتی درباره صورتحسابهای غیرالکترونیکی، محدودیت جدید پذیرش هزینههای فاقد صورتحساب الکترونیکی با فاصله زمانی پس از لازمالاجرا شدن قانون مالیات بر سوداگری و سفتهبازی اعمال میشود.
در اطلاعرسانی رسمی و تخصصی مرتبط با این بخشنامه، تاریخ ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ بهعنوان زمان ورود قاعده جدید پذیرش هزینه مطرح شده است.
به این ترتیب، تا پایان ۶ اردیبهشت ۱۴۰۶ صورتحسابهای غیرالکترونیکی میتوانند با رعایت سایر شرایط قانونی همچنان برای مالیات عملکرد مورد رسیدگی قرار گیرند.
اما عبارت «قابل رسیدگی» را نباید با «پذیرش قطعی» یکی دانست. هزینه همچنان باید مربوط به فعالیت، متعارف، مستند، متعلق به دوره مالی و واجد سایر شرایط قانونی باشد.
- تا ۶ اردیبهشت ۱۴۰۶: دوره گذار پذیرش هزینههای غیرالکترونیکی
- از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶: قاعده جدید صورتحساب الکترونیکی برای هزینه عملکرد
- در دوره گذار نیز ماده ۱۴۷ و ۱۴۸ باید رعایت شوند
- مدرک کاغذی ضعیف یا غیرقابل انتساب همچنان میتواند رد شود
حتی در سال ۱۴۰۵، شرایط ماده ۱۴۷ را فراموش نکنید
ماده ۱۴۷ قانون مالیاتهای مستقیم چهارچوب اصلی پذیرش هزینه را تعیین میکند. هزینه باید در حدود متعارف باشد، به مدارک متکی باشد، منحصراً برای تحصیل درآمد مؤسسه انجام شده باشد و به دوره مالی مربوط ارتباط داشته باشد.
بنابراین اگر یک فاکتور کاغذی تا پیش از اردیبهشت ۱۴۰۶ از منظر شکل صورتحساب همچنان قابل بررسی باشد، این موضوع ضعف ماهوی هزینه را جبران نمیکند.
برای مثال هزینه شخصی مدیرعامل، خرید فاقد ارتباط با فعالیت شرکت یا سندی که فروشنده و موضوع معامله آن قابل اثبات نیست، صرفاً با داشتن فاکتور کاغذی به هزینه قابل قبول تبدیل نمیشود.
ماده ۱۴۸ نیز مصادیق متعددی از هزینههای قابل قبول مانند قیمت خرید کالای فروختهشده، هزینههای استخدامی، اجاره، آب و برق، بیمه، هزینههای اداری و سایر موارد قانونی را بیان میکند.
- متعارف بودن مبلغ
- اتکا به مدارک
- ارتباط مستقیم با تحصیل درآمد
- تعلق به دوره مالی
- رعایت نصابها و شروط خاص قانونی
پرداخت بانکی هزینهها را هم کنترل کنید
یکی دیگر از شروطی که در رسیدگی هزینهها فراموش میشود، نحوه تسویه برخی مخارج است.
بر اساس متن بهروز ماده ۱۴۷، پذیرش هزینههای پرداختی غیرتهاتری از مبلغ مقرر قانونی به بالا به پرداخت یا تسویه از طریق سامانه بانکی وابسته است.
در متن اصلاحشده فعلی، این حد ۲۰۰ میلیون ریال است؛ یعنی ۲۰ میلیون تومان.
بنابراین حتی در دورهای که فاکتور کاغذی از نظر شکلی قابل رسیدگی است، پرداخت نقدی یک هزینه بالاتر از حد قانونی میتواند ریسک مستقل برای پذیرش آن ایجاد کند.
- حد فعلی مندرج در متن اصلاحشده: ۲۰۰ میلیون ریال
- معادل: ۲۰ میلیون تومان
- پرداخت غیرتهاتری بالاتر از حد: از مسیر بانکی
- رسید بانکی باید با فروشنده و سند هزینه قابل تطبیق باشد
از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ چه تغییری ایجاد میشود؟
تبصره ۵ الحاقی به قانون پایانههای فروشگاهی و سامانه مؤدیان مقرر کرده است سازمان صرفاً هزینههای دارای صورتحساب الکترونیکی را بهعنوان هزینههای قابل قبول مالیاتی فصل دوم باب چهارم قانون مالیاتهای مستقیم بپذیرد.
این تغییر، صورتحساب الکترونیکی را از یک کنترل عمدتاً مرتبط با سامانه مؤدیان و VAT به یکی از عناصر اصلی پذیرش هزینه عملکرد تبدیل میکند.
با این حال قانون همانجا برای هزینههایی که صورتحساب الکترونیکی ندارند یک مسیر رسیدگی پیشبینی کرده است. مؤدی میتواند هزینه فاقد صورتحساب را از طریق کارپوشه تجاری اعلام و نسبت به مالیات متعلق اعتراض کند تا سازمان آن را رسیدگی کند.
بنابراین حتی بعد از تاریخ اجرای کامل نیز عبارت «بدون صورتحساب الکترونیکی = همیشه و بدون استثنا رد» بیان دقیقی از قانون نیست.
- قاعده عمومی: پذیرش هزینه دارای صورتحساب الکترونیکی
- هزینه فاقد صورتحساب: امکان اعلام در کارپوشه تجاری
- سازمان موظف به رسیدگی به هزینه اعلامشده است
- عدم رسیدگی در مواعد مواد ۱۵۶ و ۱۵۷ میتواند آثار قانونی خاص داشته باشد
مسیر قانونی هزینه بدون صورتحساب در کارپوشه تجاری چیست؟
تبصره ۵ جدید فقط محدودیت ایجاد نکرده، بلکه برای اختلاف درباره هزینههای فاقد صورتحساب یک سازوکار نیز تعیین کرده است.
مؤدی میتواند هزینه فاقد صورتحساب الکترونیکی را بهعنوان هزینه قابل قبول از طریق کارپوشه تجاری اعلام کند و نسبت به مالیات مربوط اعتراض نماید.
سازمان موظف است هزینههای اعلامشده را مورد رسیدگی قرار دهد. اگر موضوع مطابق مواعد و احکام مواد ۱۵۶ و ۱۵۷ قانون مالیاتهای مستقیم رسیدگی نشود، قانون برای آن آثار مشخصی در نظر گرفته است.
همچنین اگر هزینه اعلامشده از طریق کارپوشه تجاری به تأیید فروشنده برسد، قانون در همان مورد برای فروشنده نیز آثار خاصی درباره تکلیف صدور و جریمه عدم صدور در نظر گرفته است.
جزئیات اجرایی کارپوشه تجاری باید در زمان استفاده بر اساس نسخه جاری سامانه و دستورالعملهای سازمان کنترل شود.
- اعلام هزینه فاقد صورتحساب در کارپوشه تجاری
- ثبت اعتراض نسبت به مالیات متعلق
- رسیدگی توسط سازمان امور مالیاتی
- امکان تأیید معامله توسط فروشنده
- نگهداری مستندات مستقل حتی پس از ثبت در کارپوشه
کسبوکارهایی که عمده خرید آنها از اشخاص فاقد امکان صدور صورتحساب است
قانون برای برخی مدلهای کسبوکار که ماهیت آنها دریافت صورتحساب الکترونیکی را دشوار میکند استثنای مشخص پیشبینی کرده است.
تبصره ۶ به مؤدیانی مانند عرضهکنندگان کالاهای مستعمل اشاره میکند که عمده خرید آنها از اشخاصی انجام میشود که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی ندارند.
هزینههای این مؤدیان در صورت اعلام از طریق کارپوشه تجاری قابل رسیدگی و پذیرش است.
قانون همچنین مقرر کرده فهرست مؤدیان مشمول این حکم برای سال بعد توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی تعیین و اعلام شود؛ بنابراین هر کسبوکار فروش کالای دستدوم نباید خود را خودکار مشمول استثنا بداند.
- نمونه قانونی: عرضهکنندگان کالاهای مستعمل
- شرط ماهوی: عمده خرید از اشخاص فاقد امکان صدور صورتحساب
- شرط اجرایی: اعلام از طریق کارپوشه تجاری
- مشمول بودن باید با فهرست و مقررات سال مربوط کنترل شود
چه هزینههایی ذاتاً امکان صدور صورتحساب الکترونیکی ندارند؟
تبصره ۷ برای هزینههایی که مطابق ساختار قانونی امکان صدور صورتحساب الکترونیکی برای آنها وجود ندارد مسیر جداگانهای تعیین کرده است.
قانون بهطور نمونه از زیان تسعیر ارز و واردات کالا و خدمات نام میبرد.
این هزینهها صرفاً با اعلام مؤدی از طریق کارپوشه تجاری میتوانند در مسیر پذیرش قرار گیرند و لازم نیست برای یک رویداد ذاتاً فاقد فروشنده داخلیِ صادرکننده صورتحساب، سند مصنوعی ایجاد شود.
در مقابل، مدارک مبنای شناسایی هزینه مانند اسناد گمرکی، اسناد بانکی، محاسبات تسعیر و قراردادهای مربوط باید کامل نگهداری شوند.
- زیان تسعیر ارز
- واردات کالا
- واردات خدمت
- سایر مواردی که قانوناً امکان صدور صورتحساب الکترونیکی ندارند
- اعلام در کارپوشه تجاری + نگهداری اسناد مبنا
۵ مثال کاربردی برای سال ۱۴۰۵
مثال اول: شرکت در خرداد ۱۴۰۵ کالای اداری خریده، فاکتور کاغذی معتبر دارد و وجه از حساب بانکی شرکت پرداخت شده اما فروشنده صورتحساب الکترونیکی صادر نکرده است. اصل هزینه برای مالیات عملکرد در دوره گذار همچنان قابل بررسی است، اما اعتبار VAT آن با ریسک عدم پذیرش مواجه است.
مثال دوم: همان خرید در خرداد ۱۴۰۶ انجام میشود. در این تاریخ قاعده جدید هزینههای دارای صورتحساب الکترونیکی وارد مرحله اجرا شده و باید ابتدا مسیر تبصره ۵ و کارپوشه تجاری بررسی شود.
مثال سوم: شرکت از یک شخص عادی کالای مستعمل میخرد. اگر فعالیت شرکت و فهرست مشمولان تبصره ۶ شرایط لازم را داشته باشد، مسیر خاص کارپوشه تجاری میتواند مطرح شود.
مثال چهارم: شرکت زیان تسعیر ارز شناسایی کرده است. این رویداد اصولاً فروشندهای برای صدور صورتحساب الکترونیکی ندارد و باید با محاسبات و اسناد ارزی و مسیر قانونی مربوط مستند شود.
مثال پنجم: شرکت فاکتور کاغذی دارد اما وجه خرید بزرگ را نقداً پرداخت کرده است. حتی در دوره گذار، شرط بانکی ماده ۱۴۷ میتواند ریسک مستقلی برای پذیرش هزینه ایجاد کند.
- فاکتور کاغذی در ۱۴۰۵: امکان بررسی هزینه عملکرد
- همان فاکتور برای VAT: اعتبار آن اصولاً پذیرفته نمیشود
- بعد از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶: مسیر صورتحساب الکترونیکی/کارپوشه اهمیت اساسی دارد
- هزینههای خاص: مستندات جایگزین و مقررات اختصاصی
- پرداخت نقدی بزرگ: ریسک مستقل ماده ۱۴۷
چکلیست حسابرسی هزینههای فاقد صورتحساب الکترونیکی در ۱۴۰۵
بهترین روش مدیریت ریسک این است که تمام خریدهای فاقد صورتحساب الکترونیکی در یک گزارش استثنائات جمعآوری شوند و تا پایان سال باقی نمانند.
برای هر مورد باید مشخص شود آیا فروشنده اصولاً مکلف به صدور صورتحساب بوده، آیا صورتحساب در سامانه ثبت نشده یا صرفاً خریدار آن را پیدا نکرده، و آیا هزینه از منظر مالیات عملکرد و VAT آثار متفاوتی دارد.
همچنین لازم است مبلغ اثر مالیاتی هر مورد محاسبه شود تا پیگیری فروشندگان با ریسک بالاتر در اولویت قرار گیرد.
- استخراج همه خریدهای بدون صورتحساب الکترونیکی
- تفکیک خرید مشمول VAT و معاف
- کنترل وجود صورتحساب در کارپوشه
- تطبیق نام و شناسه فروشنده
- کنترل قرارداد و تحویل کالا یا خدمت
- کنترل پرداخت بانکی و ذینفع وجه
- تعیین اثر بر اعتبار VAT
- تعیین اثر بر هزینه عملکرد
- شناسایی موارد مشمول تبصره ۶ یا ۷
- پیگیری فروشنده پیش از پایان دوره
- آرشیو مستندات برای رسیدگی مالیاتی
واحد خرید شرکت چه تغییری باید در سال ۱۴۰۵ ایجاد کند؟
اجرای کاملتر سامانه مؤدیان باعث شده دریافت صورتحساب الکترونیکی دیگر صرفاً وظیفه حسابداری نباشد. واحد خرید و قراردادها نیز باید قبل از انتخاب فروشنده وضعیت او را در نظر بگیرد.
در سفارشهای با مبلغ بالا میتوان صدور و ثبت صحیح صورتحساب الکترونیکی را بهعنوان یکی از شروط پرداخت نهایی یا تسویه حساب با فروشنده در قرارداد درج کرد.
همچنین فروشنده باید اطلاعات هویتی و شناسههای صحیح خریدار را دریافت کند تا صورتحساب در کارپوشه شرکت قابل شناسایی باشد.
شرکتهایی که تا اردیبهشت ۱۴۰۶ این کنترل را در فرآیند خرید نهادینه نکنند، ممکن است پس از ورود قاعده جدید با حجم بزرگی از هزینههای نیازمند اعتراض و رسیدگی مواجه شوند.
- درج تعهد صدور صورتحساب الکترونیکی در قرارداد خرید
- کنترل شناسه ملی و اطلاعات خریدار
- عدم تسویه نهایی قبل از بررسی صورتحساب در خریدهای بااهمیت
- آموزش واحد تدارکات و قراردادها
- ایجاد KPI برای درصد خریدهای دارای صورتحساب الکترونیکی
اشتباهات رایج شرکتها در سال ۱۴۰۵
اشتباه اول این است که مدیر مالی تصور کند از ۱ دی ۱۴۰۴ هر فاکتور کاغذی برای همه انواع مالیات بیاعتبار شده است. محدودیت VAT و هزینه عملکرد تقویم یکسانی ندارند.
اشتباه دوم، استفاده از اعتبار VAT فاکتور فاقد صورتحساب الکترونیکی است.
اشتباه سوم، تصور اینکه تا اردیبهشت ۱۴۰۶ هر فاکتور دستی بدون هیچ شرط دیگری حتماً هزینه قابل قبول است.
اشتباه چهارم، پرداخت نقدی خریدهای با مبلغ بالا و نادیده گرفتن شرط بانکی ماده ۱۴۷ است.
اشتباه پنجم، موکول کردن پیگیری صورتحساب فروشنده به زمان رسیدگی مالیاتی است.
اشتباه ششم، نادیده گرفتن استثناهای قانونی و تلاش برای گرفتن صورتحساب صوری برای هزینههایی مانند زیان تسعیر ارز.
- یکی دانستن مالیات عملکرد و VAT
- استفاده از اعتبار VAT بدون صورتحساب الکترونیکی
- اعتماد مطلق به فاکتور کاغذی
- پرداخت نقدی خلاف شرط قانونی
- پیگیری دیرهنگام فروشنده
- عدم استفاده از مسیرهای قانونی هزینههای استثنایی
برنامه گذار پیشنهادی تا ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶
سال ۱۴۰۵ باید برای شرکتها سال اصلاح فرآیند خرید باشد. منتظر نمانید تا قاعده جدید هزینهها وارد مرحله اجرا شود.
در سهماهه اول، فهرست فروشندگان پرتکرار و وضعیت صدور صورتحساب آنها را استخراج کنید. در سهماهه دوم، تعهدات قراردادی مربوط به صورتحساب را به قراردادهای جدید اضافه کنید.
در سهماهه سوم، خریدهای بدون صورتحساب را به سطح مدیریتی گزارش دهید و فروشندگان پرریسک را جایگزین یا اصلاح کنید.
تا پایان سال ۱۴۰۵، هدف عملی باید این باشد که تمام خریدهای عادی از فروشندگان تجاری در سامانه مؤدیان دارای صورتحساب صحیح باشند و فقط استثناهای واقعی در کاربرگ جداگانه باقی بمانند.
- مرحله ۱: شناسایی فروشندگان فاقد صورتحساب
- مرحله ۲: اصلاح قرارداد و فرآیند پرداخت
- مرحله ۳: گزارش ماهانه استثنائات
- مرحله ۴: کاهش تدریجی فاکتورهای کاغذی
- مرحله ۵: آمادگی کامل پیش از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶
جمعبندی
در سال ۱۴۰۵ پاسخ سؤال «آیا هزینه بدون صورتحساب الکترونیکی قابل قبول است؟» یک بله یا خیر ساده نیست.
برای VAT، از ۱ دی ۱۴۰۴ صورتحساب الکترونیکی نقش تعیینکننده دارد و فاکتور غیرالکترونیکی اصولاً اعتبار خرید ایجاد نمیکند.
برای مالیات عملکرد، هزینههای دارای مدارک غیرالکترونیکی تا پیش از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ همچنان در دوره گذار قرار دارند و با رعایت شرایط مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ میتوانند مورد رسیدگی قرار گیرند.
پس از آن، قاعده عمومی پذیرش هزینه به صورتحساب الکترونیکی وابسته میشود؛ با این حال قانون برای هزینههای فاقد صورتحساب، خریدهای برخی کسبوکارهای خاص و هزینههای ذاتاً فاقد امکان صدور صورتحساب مسیرهای جداگانه پیشبینی کرده است.
برای واحدهای مالی، مهمترین اقدام سال ۱۴۰۵ تبدیل کنترل صورتحساب الکترونیکی به بخشی از فرآیند خرید و پرداخت است.
- VAT: از ۱ دی ۱۴۰۴ فقط صورتحساب الکترونیکی
- عملکرد: دوره گذار تا ۶ اردیبهشت ۱۴۰۶
- از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶: قاعده جدید پذیرش هزینه
- استثناها: کارپوشه تجاری، کسبوکارهای خاص و هزینههای فاقد امکان صدور
- راهکار اصلی: اصلاح فرآیند خرید در سال ۱۴۰۵