مغایرت‌گیری صورت حساب بانکی با دفاتر؛ گام‌به‌گام و اقلام باز رایج

تطبیق ماندهٔ دفتر کل شرکت با ماندهٔ صورت حساب بانک در یک تاریخ معین و توضیح دادن همهٔ تفاوت‌های میان آن دو. هدف، جدا کردن تفاوت‌های موقتی از اختلاف‌های واقعی و گذاشتن یک توضیح و مدرک برای هر قلم باز است.

چون زمان ثبت رویدادها در دو طرف متفاوت است. شرکت ممکن است چکی صادر کرده باشد که هنوز وصول نشده، یا واریزی انجام داده باشد که هنوز در صورت حساب بانک ثبت نشده است. اقلامی مثل کارمزد بانکی هم فقط در بانک ثبت می‌شوند و باید در دفاتر شرکت ثبت شوند.

اقلامی که بانک ثبت کرده و شرکت ثبت نکرده: کارمزد بانکی، سود سپرده، برداشت مستقیم اقساط و وصول مستقیم از مشتری. اشتباه‌های خود شرکت هم سند اصلاحی می‌خواهند. اما اقلامی که شرکت ثبت کرده و بانک ثبت نکرده — مثل چک در راه و واریز در راه — معمولاً سند اصلاحی لازم ندارند و فقط توضیح داده می‌شوند.

چک در راه، چکی است که شرکت صادر و در دفاتر ثبت کرده، اما دارنده هنوز آن را به بانک ارائه نکرده است. واریز در راه، وجهی است که شرکت واریز کرده اما ثبت آن در صورت حساب بانک با تأخیر انجام می‌شود. هر دو تفاوت موقتی‌اند، اما اگر چند دوره باز بمانند دیگر موقتی نیستند.

احتمال جابه‌جایی ارقام وجود دارد؛ مثلاً ثبت ۵۴ به‌جای ۴۵ اختلافی معادل ۹ می‌سازد. اگر اختلاف دو برابر یک قلم باشد، احتمال ثبت دوبارهٔ همان قلم در یک طرف مطرح است. این دو تکنیک، جست‌وجوی منشأ اختلاف را در کاربرگ‌های بزرگ کوتاه می‌کنند.

ماهانه. مغایرت‌گیری ماهانه حجم اقلام باز را کوچک نگه می‌دارد و اشتباه‌ها زودتر پیدا می‌شوند. اگر به پایان سال موکول شود، چند ماه قلم باز روی هم انبار می‌شود و پیدا کردن منشأ هر اختلاف سخت و زمان‌بر می‌شود.