فهرست مدارک برای همه شرکتها یکسان نیست
وقتی حسابرس فهرست مدارک میفرستد، معمولاً دنبال «همه فایلهای شرکت» نیست. او میخواهد ادعاهای صورتهای مالی، خطرهای مهم و کنترلهای مرتبط را با شواهد قابل اتکا بررسی کند. بنابراین درخواست برای یک شرکت تولیدی با شرکت پیمانکاری یا یک کسبوکار آنلاین یکسان نخواهد بود.
استانداردهای حسابرسی، دسترسی مدیریت به اطلاعات مرتبط، اسناد و اشخاص را بخشی از شرایط مأموریت میدانند. حسابرس بر اساس شناخت شرکت و ارزیابی خطر تصمیم میگیرد کدام مدارک، با چه دورهای و در چه قالبی لازم است. [۱] [۲] [۴]
فهرست درخواست مدارک معمولاً در چند نوبت تکمیل میشود. یک بسته اولیه برای شناخت و برنامهریزی ارسال میشود و پس از آزمونهای نخست، حسابرس برای ماندههای غیرعادی، معاملات عمده یا کنترلهای دارای استثنا سند بیشتری میخواهد. این روند را با درخواست «همه چیز را یکجا بفرستید» اشتباه نگیرید؛ مدارک باید به سؤال رسیدگی مربوط باشند.
این مقاله یک چکلیست شروع کار است، نه فهرست الزامآور برای هر مأموریت. ممکن است حسابرس مدرکی را حذف کند، نمونه محدودتری بخواهد یا برای یک موضوع خاص گزارش کارشناسی و تأییدیه مستقل درخواست کند. تغییر درخواست در طول کار هم لزوماً نشانه بینظمی نیست؛ کشف خطر تازه میتواند دامنه شواهد را تغییر دهد.
برای سرعت بیشتر، یک نفر را مسئول گردآوری و ثبت وضعیت مدارک کنید و هر فایل را به دوره، حساب یا فرایند مربوط وصل کنید. ارسال پراکنده فایل بدون نامگذاری و توضیح، زمان پرسش و تطبیق را بیشتر میکند.
۱) مدارک پذیرش مأموریت و شناخت شرکت
در شروع، حسابرس معمولاً اساسنامه و آخرین تغییرات، آگهیهای ثبتی، ساختار مالکیت و نمودار سازمانی را میخواهد. قراردادهای مهم، شعب، شرکتهای فرعی، اشخاص وابسته، مجوزهای فعالیت و صورتجلسههای هیئتمدیره نیز به شناخت محیط شرکت و محدوده مسئولیت مدیریت کمک میکنند.
گزارش حسابرس و بازرس سال قبل، صورتهای مالی دورههای گذشته، نامه مدیریت، فهرست تعدیلات قبلی و مکاتبات مهم با مراجع قانونی یا بانکها، نقطه شروع رسیدگی را روشن میکنند. این اسناد به معنی پذیرش خودکار نتایج دوره قبل نیستند؛ حسابرس باید شواهد دوره جاری را جداگانه ارزیابی کند.
اگر مأموریت برای مجمع یا یک مرجع قانونی است، هدف گزارش و صلاحیت مورد پذیرش آن مرجع را پیش از تحویل مدارک مشخص کنید. آییننامه اجرایی تبصره ۴ برای برخی اشخاص، استفاده از مؤسسات عضو جامعه حسابداران رسمی یا سازمان حسابرسی را مطرح میکند؛ تشخیص شمول باید با وضعیت همان شرکت انجام شود. [۷]
- آخرین صورتجلسههای مجمع و هیئتمدیره، بهویژه درباره تقسیم سود، افزایش سرمایه و معاملات مهم.
- فهرست اشخاص وابسته و قراردادهای بااهمیت با آنها.
- بودجه، گزارش عملکرد و تحلیل مدیریت در صورت وجود.
۲) دفترها و صورتهای مالی پایه
حسابرس برای تطبیق صورتهای مالی با دفاتر به تراز آزمایشی نهایی، دفتر کل، دفاتر معین و ریز گردش حسابها نیاز دارد. فایل باید به یک نسخه مشخص از صورتهای مالی وصل باشد؛ اگر ارقام بین تراز آزمایشی، دفتر کل و گزارش ارائهشده متفاوت است، ابتدا باید علت اختلاف و تاریخ استخراج روشن شود.
از نرمافزار حسابداری، نسخه پشتیبان یا خروجی فقطخواندنی دوره را نیز نگه دارید. ثبتهای بعدی نباید بیسروصدا فایل مبنای رسیدگی را تغییر دهند. برای هر خروجی، تاریخ تهیه، محدوده حسابها و فیلترهای استفادهشده را ثبت کنید تا حسابرس بتواند نتیجه را دوباره اجرا و با دفتر رسمی مقایسه کند.
صورتهای مالی، یادداشتهای توضیحی، تراز افتتاحیه و جدول تطبیق ماندههای سال قبل از مدارک اصلیاند. روشهای حسابداری مصوب شرکت، فهرست حسابهای تفصیلی و مستند تغییرات طبقهبندی نیز به حسابرس کمک میکنند بفهمد رقم چگونه ایجاد و ارائه شده است.
فایل اکسل جای دفتر رسمی یا سند پشتیبان را نمیگیرد، اما برای تحلیل و انتخاب نمونه مفید است. پیشنهاد میشود خروجی سیستم را با تاریخ استخراج، نام تهیهکننده و سطح دسترسی همراه کنید تا معلوم باشد چه دادهای مبنای رسیدگی قرار گرفته است. استاندارد ۲۳۰ بر ثبت روشهای اجراشده، شواهد و قضاوتهای مهم تأکید دارد. [۳]
۳) نقدینگی، فروش، مطالبات و بدهیها
برای بانک و نقد، صورتحساب همه حسابها، مغایرت بانکی، تنخواه، چکهای صادرشده و دریافتشده و صورتجلسه شمارش وجه نقد درخواست میشود. حسابرس ممکن است تأییدیه بانک را مستقیماً دریافت کند؛ شرکت باید اطلاعات تماس صحیح و مجوز لازم برای ارسال تأییدیه را فراهم کند، اما محتوای پاسخ را کنترل نمیکند. [۵]
در چرخه فروش، فهرست مشتریان و مانده سنی مطالبات، قراردادها، سفارشها، بارنامه یا مستند تحویل، فاکتورها، برگشت از فروش، تخفیفها و دریافتهای بعد از پایان سال اهمیت دارند. هدف فقط جمعزدن فروش نیست؛ وقوع، کاملبودن، دوره ثبت و قابلیت وصول نیز باید بررسی شود.
برای آزمون قطع زمانی، اسناد چند روز قبل و بعد از پایان سال اهمیت بیشتری پیدا میکنند. فهرست فاکتورهای صادرشده، حوالههای خروج و برگشت کالا را با تاریخ ثبت در دفتر کنار هم بگذارید. اگر صدور صورتحساب، تحویل کالا و ثبت درآمد در سه سامانه جدا انجام میشود، مسیر تطبیق آنها را توضیح دهید.
در خرید و پرداخت، ریز تأمینکنندگان، مانده سنی بدهی، سفارش خرید، رسید انبار، صورتحساب، مجوز پرداخت و پرداختهای بعدی به حسابرس کمک میکنند تعهدهای ثبتنشده و ثبتهای نادرست دوره را بررسی کند. یک مانده صفر در دفتر، بدون بررسی تعهدهای قراردادی، همیشه به معنی نبود بدهی نیست.
برای تعیین دامنه تأییدیهها و مدارک چرخه فروش و خرید، شرکت را بر اساس مبلغ و خطر اولویتبندی کنید. درخواست مدارک برای همه تراکنشها در همه شرکتها ضروری نیست؛ حسابرس متناسب با خطر و روش انتخاب نمونه تصمیم میگیرد.
۴) موجودی، داراییها و حقوق و دستمزد
برای موجودی کالا، کارت انبار، گزارش موجودی به تفکیک محل و کالا، دستورالعمل شمارش، صورتجلسه شمارش پایان دوره، گزارش کسری و ضایعات و محاسبه بهای تمامشده از مدارک متداولاند. اگر تاریخ شمارش با پایان سال فاصله دارد، حرکت کالا بین دو تاریخ نیز باید قابل ردیابی باشد. استاندارد ۵۰۱ برای موجودی ملاحظات ویژهای دارد. [۵]
اگر حسابرس در شمارش حضور دارد، نقشه محلها، فهرست کالاهای کندگردش و روش علامتگذاری اقلام شمارششده را پیش از روز شمارش آماده کنید. شمارش دوباره چند نمونه، ثبت اقلام بدون برچسب و تطبیق برگههای شمارش با گزارش نهایی، از کارهای معمول این مرحله است. اختلاف شمارش را پیش از بستن گزارش داخلی تعیین تکلیف کنید.
برای دارایی ثابت و دارایی نامشهود، دفتر اموال، فاکتور و قرارداد خرید، صورتجلسه بهرهبرداری، محاسبه استهلاک، فروش یا اسقاط و اسناد مالکیت یا حق استفاده را آماده کنید. خرید یک دستگاه بدون مدرک شروع بهرهبرداری، محاسبه استهلاک و طبقهبندی آن را دشوار میکند.
در حقوق و دستمزد، فهرست کارکنان، قراردادها، احکام، حضور و غیاب، محاسبات حقوق، لیست بیمه و مالیات، پرداخت بانکی و ثبت حسابداری کنار هم بررسی میشوند. دسترسی محدود به اطلاعات پرسنلی باید با روش امن و سطح دسترسی مشخص مدیریت شود؛ محرمانگی دلیل حذف شواهد لازم نیست.
در [راهنمای استاندارد ۴۴ اجارهها](https://qavaed.ir/blog/accounting-standard-44-leases-1405-implementation-checklist)، کاملبودن قراردادها و تطبیق محاسبات بهعنوان پرسشهای رسیدگی مطرح شدهاند. این مثال نشان میدهد قرارداد و فایل محاسباتی باید کنار ثبت حسابداری ارائه شود، نه جدا از آن.
۶) مدارک پایان کار و اظهارات کتبی مدیریت
در پایان رسیدگی، حسابرس نسخه نهایی صورتهای مالی و یادداشتها، فهرست اصلاحات ثبتشده و ثبتنشده، صورتجلسه تأیید صورتهای مالی، اطلاعات رویدادهای بعد از تاریخ ترازنامه و پاسخ به پرسشهای باز را جمعبندی میکند. تغییر نسخه صورتهای مالی پس از بازبینی باید با تیم حسابرسی هماهنگ شود.
اظهارات کتبی مدیریت بخشی از شواهد حسابرسی است، اما جای شواهد مستقل و آزمونهای لازم را نمیگیرد. مدیریت در این نامه درباره مسئولیت تهیه صورتها، کاملبودن اطلاعات، معاملات با اشخاص وابسته، تعهدها و موضوعهای مطرحشده اظهارنظر میکند. استاندارد ۵۸۰ الزامات این ارتباط را مشخص میکند. [۶]
اگر مدیریت از ارائه مدرک مرتبط خودداری کند، موضوع را بهعنوان «کمبود ساده فایل» پنهان نکنید. ابتدا علت و دامنه اثر را مشخص کنید و درباره مدرک جایگزین یا محدودیت رسیدگی با حسابرس گفتوگو کنید. نتیجه ممکن است درخواست تکمیلی، اصلاح برنامه یا اثر در گزارش باشد.
- صورتهای مالی نهایی و فایل قابل تطبیق با دفتر کل.
- فهرست اصلاحات پیشنهادی و وضعیت پذیرش هر مورد.
- اظهارات کتبی مدیریت و پاسخ نهایی به موارد باز.
چطور مدارک را طوری تحویل دهیم که رسیدگی سریعتر شود؟
فهرست درخواستها را به پوشههای «شرکت و حقوقی»، «دفتر و صورتهای مالی»، «چرخهها»، «برآوردها و قراردادها» و «پایان کار» تقسیم کنید. نام فایل، دوره، شماره حساب یا قرارداد و وضعیت نهایی را در یک فهرست پیگیری بنویسید. فایل ناقص را با برچسب «در حال تکمیل» بفرستید تا با نسخه نهایی اشتباه نشود.
بهتر است مدارک حساس از مسیر امن و دسترسی کنترلشده منتقل شوند. ارسال رمز عبور در همان پیام فایل، استفاده از حساب شخصی یا نگهداری نسخههای متعدد بدون تاریخ، ریسک محرمانگی و اشتباه در نسخه را بیشتر میکند. روش انتقال باید با سیاست شرکت و توافق مؤسسه حسابرسی سازگار باشد.
در [خدمات حسابرسی قواعد](https://qavaed.ir/services/audit)، تعیین دامنه، دریافت اطلاعات، آزمونها و گزارشدهی مرحلهای جزو فرایند معرفیشده است. برای شروع، هدف گزارش، دوره مالی، ساختار شرکت و وضعیت آمادهبودن مدارک را یکجا ارائه کنید. این کار جای تصمیم حرفهای حسابرس را نمیگیرد، اما رفتوبرگشت اداری را کم میکند.
اگر بخشی از مدارک به علت محرمانگی یا محدودیت سامانه قابل ارسال عادی نیست، پیش از موعد درباره روش امن انتقال و سطح دسترسی توافق کنید. برای پروژههای چندشعبهای، یک مسئول در هر محل معرفی کنید و نسخه مدارک محلی را با فهرست مرکزی تطبیق دهید. این هماهنگی ساده، از ارسال دوباره یا جاافتادن یک شعبه جلوگیری میکند.
هزینه و زمان رسیدگی به آمادگی مدارک هم وابسته است. پیش از نهاییکردن قرارداد، [راهنمای حقالزحمه حسابرسی](https://qavaed.ir/audit-fee) را ببینید و مشخص کنید آمادهسازی اطلاعات در دامنه کدام طرف است. اگر مسئله اصلی ضعف فرایند و کنترل است، میتوان [خدمات طراحی و ارزیابی کنترلهای داخلی](https://qavaed.ir/services/internal-controls) را بهعنوان مأموریتی جدا تعریف کرد.
فهرست مدارک را پس از اولین جلسه با حسابرس نهایی کنید. درخواست اولیه برای شروع کار است؛ برنامه رسیدگی و خطرهای کشفشده ممکن است مدارک تازهای لازم کند. از نظر اجرایی، سرعت واقعی زمانی به دست میآید که هر مدرک به یک سؤال رسیدگی و یک مسئول پاسخگو متصل باشد.